Was ist eine Eventagentur?

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Veranstaltungen und Events für jeden Liebe Leser, es freut mich, dass ihr euren Weg zu mir gefunden habt. In meinem Blog geht es um Veranstaltungen aller Art. Was wäre unser Leben ohne Freizeit? Wie ein Hamster im Rad würden wir täglich unserer Arbeit nachgehen, essen, schlafen und wieder von vorne beginnen. Veranstaltungen bringen nicht nur Lebensfreude in unseren Alltag, wir treffen hier auch vielerlei auf Menschen, auf Gleichgesinnte, auf neue Freunde, mit denen wir gemeinsam eine tolle Zeit auf diesem Event verbringen können. Sei es nun für die Familie, für Musikfreunde oder für Auto Begeisterte, bei mir erfahrt ihr alles über Veranstaltungen, was geboten wird und ob es sich für euch lohnt. Du planst deine eigene Veranstaltung? Sieh dich auf meinem Blog um, hier gibt es immer praktische Tipps dazu.

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19 Februar 2018

Eventagenturen planen und organisieren Veranstaltungen für Privatpersonen und Unternehmen. Sie werden in der Regel dann beauftragt, wenn dem Auftraggeber die Zeit oder das Fachwissen für die Planung von Veranstaltungen fehlt oder bei großen Events viele Ressourcen aktiviert und angeleitet werden müssen.   

Eventagenturen, wie zum Beispiel Der Party Löwe GmbH & Co. KG, verfügen in der Regel über ein Netzwerk von vertrauenswürdigen Partnern und Lieferanten und erfüllen hohe Standards im Frontline-Management, bringen Erfahrung im Bereich der Budgetverwaltung mit und verfügen in der Regel über Mitarbeiter mit guten organisatorischen Fähigkeiten.   

Durch die enge Einbindung des Klienten bei der Planung der Veranstaltung stellt der Eventmanager sicher, dass das Event den Erwartungen entspricht und pünktlich und im Rahmen des Budgets organisiert wird. Der Eventmanager übernimmt für seinen Klienten die Organisation und Ablaufplanung der Veranstaltung und der Gastgeber kann sich ganz auf seine Gäste konzentrieren ohne im Hintergrund in die operative Seite des Events eingebunden zu sein.   

Eventagenturen spezialisieren sich in der Regel auf unterschiedliche Zielgruppen oder Eventinhalte. Die eigentliche Planung und Organisation umfasst die Auswahl geeigneter Veranstaltungsorte, die Organisation der Logistik von Lieferketten über die Sicherheit der Gäste und Mitarbeiter bis hin zum technischen Aufbau von Unterhaltungsequipment oder Audioanlagen. Mitunter umfasst der Aufgabenbereich von Eventagenturen auf die Reiseplanung und die Organisation von Unterkünften.   

Um ein effektives Eventmanagement gewährleisten zu können, greift die Eventagentur auf eine Vielzahl von Mitarbeitern und Lieferanten zurück. Da die Art der Veranstaltung sehr unterschiedlich sein kann, kommen mitunter Mitarbeiter auf dem Design-, Marketing-, Kommunikations-, Innovations- und Sicherheitsbereich zum Einsatz. 

Die Vorteile der Beauftragung einer Eventmanagement-Agentur 

Bei der Planung einer Veranstaltung sind viele Herausforderungen zu bewältigen. Die Koordination und Kommunikation mit vielen Teilnehmern, Lieferanten und Zulieferern muss oft mündlich erfolgen, ist zeitaufwendig und setzt oft eine gewisse Branchenerfahrung voraus. Budgetbeschränkungen müssen präzise kalkuliert werden und können ebenfalls eine Herausforderung darstellen. Die Event Management Agentur hilft realistische Ziele und die gewünschten Ergebnisse der Veranstaltung festzulegen und mit dem gewünschten Budget in Einklang zu bringen. Sobald der Inhalt und das Design der Veranstaltung mit dem endgültigen Budget abgestimmt sind, wird der Fokus auf die praktische Umsetzung gesetzt. Die Vorarbeit wird durch die Beauftragung und Koordination Drittanbietern aus dem Bereich Catering und Logistik bestimmt. Mitunter sind Sonderwünsche wie Gastredner oder Musikeinlagen zu organisieren.   

Eine externe Eventmanagement-Agentur kann neue Trends oftmals schneller aufnehmen und in das praktische Eventmanagement umsetzen. Unternehmen wie auch Privatpersonen profitieren von kreativem Projektmanagement, effektivem Controlling und technischer Expertise. Agilen Eventagenturen sind Experten ihres Faches mit oft langjähriger Erfahrung und in der Lage, kurzfristig ein maßgeschneidertes Projekt zu entwerfen und das Projektmanagement zur praktischen Umsetzung zu übernehmen.

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